eビリング - Post_の死

あなたが重要な株式を購入するために時間や緊急の購入注文に支払われるように文書のタイムリーな配信がどのようなビジネスには不可欠ですが、それは請求書である。あなたは質問を何回も尋ねた： "私は本当に、最も効率的かつコスト効果の高い方法で、この文書を提供するのでしょうか？"ポストは、古典的な例です。それは、高価なゆっくりと、時には非常に信頼できないのです。送達される場合、それは良いん - ポストは、そのすべてがお金がかかるから、配布し、ファイリング、開く必要があります。多くの企業は依然として文や郵便で請求書などのビジネス文書の提供に固執ように、我々は驚かされます。例を挙げて、あなたの注意を取得してみましょう：

ポストの本当のコスト

1000年の請求書と月額500文だけで、同社が配信する場合のコストだ：1500×0.5年率×12 =£9000 *この手紙は50ペンスかかり仮定します - これは、スタンプ、封筒、印刷や紙のコストをカバーしていますが、失われた後のコストと環境への影響が含まれていません。

私の顧客は、電子請求書を受け入れるだろうか？

上記の例で考えると、ほとんどの企業がeビリングが見て価値があると認識しますが、しばしば古い一言でアイデアを却下し、 "我々の顧客は、単に電子請求書を受け付けません"。それは、我々はすべて日常的にインターネットを使用するときにあなたの顧客はこれに同意しないことを不思議だと、それは我々は紙の請求書を受け取り、非常にまれです。あなたは実際に最近あなたの顧客に話されている？我々の経験では、企業が質問をするとき、彼らは、電子請求に同意したことに数字に驚いている、我々は50〜75％の典型的な取り込みを期待するだろう。上記の例の計算に戻って、それは60％の取り込み速度に基づいて、£5400年間のコスト削減に相当します。あなたがいくつかのダイハードの顧客を持っているからといって、彼らの反応に基づいて戻ってあなたのビジネスを持っていない。現在、積極的なものに変換して、後で伝統を移動します。

eビリングを駆動するためのヒント - 最適な方法は、環境カードをプレイすることで、誰も "エコ恐竜"であることが好きではない。

請求書フォーマット

私は請求書をどのような形式をに送るのですか？これは、すべてあなたが真のe-コマース型のシナリオに移動したり、単に効果的にあなたの顧客がより費用を請求するために探しているかどうかによって異なります。電子請求することができます - 出力管理ソフトウェア（例えばギソフトウェアhttp://www.formate.uk.com）は、ビジネス·システムから既存のドキュメント出力を取るとシームレスに実質的に任意の形式で顧客に提供するために理想的な "文書翻訳ハブ"です。さまざまな形式で提示され（例えば、PDF、XML、CSV、EDI、TIFF形式、HTML形式、FAX番号など）が、最も人気のあるAdobe PDFまたはXML形式のどちらかであろうこと。 XMLは請求書データの真の電子交換に、より適していると多くの設定を必要とするのに対し、PDFは、請求書の画像表現であり、最高の電子請求に適しています。良い出発点は、後日、要求された場合には、XMLへの移行、PDFです。

それはどのように動作しますか？

ホストアプリケーションまたは失敗から来るかもしれないこのロジックかもしれない - と仮定すると、100％の取り込み速度を持っていない、あなたは（つまり、郵便または電子）を配信する特定の請求書が必要かを決定するために、現在のプロセスにいくつかのロジックを追加する必要がありますシンプルなルックアップテーブルまたはデータベースから来ています。たとえば、MS SQLデータベースは、アカウントコードおよび関連する配信方法を含んで作成することができます。アカウントを持つコードが記載されていない企業は、自動的にポストを介して自分の請求書や明細書を受け取ることになります。アカウントを持つコードのデータベースには表示されない企業は、請求書の電子コピーを受け取ることになる。これは、再送信を許可または会社の記録のために、PDF形式で再び、文書管理システム（キーワード）にファイルのコピーを離れて配置することもお勧めします。あなたも、あなたのクレジット·コントローラーへのPDFコピーを電子メールで送信することができます！

次のステップ

eビリングの技術面では、複雑ではありません（前述のとおり）とビジネス·システムは、SAPやセージであるかどうかを迅速に実装することができます。しかし、最初に行うことは、電子請求を受け入れ、自分の電子メールアドレスを収集しても構わないと思っている人を見つけるためにあなたの顧客に話をすることです。 1：ここでは、二つの考え方、これらの存在があります。デフォルトでは、電子請求を実装し、あなたの顧客が任意の選択肢を与えることはありません。彼らは悲鳴を上げる場合にのみ、紙の請求書を送ってください。 2。彼らは電子請求を受け入れて幸せになるかどうかを尋ねます。我々は、彼らはあなたにあなたの請求書の最大の割合を送るものであるように、あなたの最大の顧客（パレート80/20ルールに続く）で始まるを示唆している。メールアドレスが収集されたら、それが電子メールアドレスを保持するための施設を持っているか、それらが別々のルックアップテーブルまたはデータベース（例えば、MS SQL）に保持することができれば、彼らは、あなたのビジネス·システムに追加することができます。あなたが始める立場になりましたね。

Deliveryは保証されました - ドキュメントデリバリーポータル

PDFの請求書を電子メールで送信するのは少しセットアップコストで初日から大幅なコスト削減を提供し、良い出発点です。 1：ただし、請求書を電子メールで送信すると、2つのドローバックを持っています。あなたは、請求書が2配信されている保証することはできません。顧客が請求書ドキュメント·デリバリー·ポータルは、この問題を解決することができます見ています保証することはできません - よりもむしろ直接顧客に請求書を送付し、請求書が中間ポータルまたはWebサイトに掲載されています。顧客は、その後、彼らはウェブのリンク（これは全く愛着を持っていないとして、それが電子メールのスパムフィルターで捕捉されにくくなる）から請求書を表示するように促すメールが送信されます。リンク上の顧客をクリックすると、しっかりと中に標識した後、古いもののアーカイブと一緒に新しい請求書を見ることができます。送信者は、一方の有用な情報の多くを取得する - については何送り状、時を見ていると、彼らはローカルコピーをダウンロードした場合でも同様です。クレジット·コントローラは今だけ表示されていなかった延滞請求書を追いかけることによってそこの努​​力を最適化することができます。それは、顧客がそれを失ってしまった場合に、特定の請求書へのリンクを再送信することもとても簡単です。あなたのビジネスは、まだ紙の請求書を送っているならば、我々は、我々はあなたにeビリングをさらに調査するために刺激を与えてくれたことを望みます！

著者 - JOE HYDE

私はドキュメント遺伝の販売·マーケティング·ディレクターだ。キーワードドキュメント遺伝学は、文書管理ソリューションの包括的な範囲を提供する老舗英国ベースの会社です。私たちは、クライアント企業内のドキュメントの自動化、ワークフローとコラボレーションを改善することに焦点を当て、革新的なソリューションと専門的なサービスの私達の範囲は、より効率的に文書やデータを処理することによって、時間とお金を節約するのに役立ちます。 http://www.document-genetics.co.uk/page/1qis3/Downloads/Read_White_Papers.html©ジョーハイドドキュメント遺伝2010：フリー文書管理ホワイトペーパーの私達の選択を表示するには、このリンクに従ってください。